Déclaration de confidentialité d’ElmediX

Version 1.0, datée du 28 mars 2023

Présentation de l’entreprise

Cette déclaration de confidentialité est fournie au nom d’ElmediX, Esperantolaan 4, 3001 Louvain,  Belgique, numéro d’entreprise : 0612 999 418 (ci-après dénommés « nous », « notre » et « nos ») ;   il n’y a pas d’autres  responsables conjoints du traitement en ce qui concerne les données personnelles collectées en vertu de la présente Déclaration de confidentialité.  Cette déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux données personnelles que nous pouvons collecter dans le cadre de votre emploi ou de toute autre relation de travail avec ElmediX.    .  Elle explique comment nous recueillons et utilisons vos données personnelles dans le cadre de :

• Votre utilisation de notre/nos site(s) Web (visiteur en ligne) ;
• Nos processus de recrutement d’employés (candidat);
• Questions d’achat et d’achat potentiel (fournisseur/fournisseur).

Pourquoi nous utilisons vos données personnelles
Vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont nous pouvons utiliser les données personnelles lorsque vous :

Visiteur en ligne Afin de pouvoir vous envoyer
  des newsletters, nous vous demandons votre adresse e-mail et la raison de votre intérêt pour notre entreprise. Si vous recevez nos newsletters, nous pouvons utiliser votre comportement de clic en ligne pour personnaliser notre newsletter et notre site Web pour vous. Une fois que vous vous êtes inscrit pour recevoir des bulletins d’information, nous l’enregistrons comme autorisation de recevoir ces bulletins d’information. Vous avez la possibilité de retirer votre consentement à tout moment.  Si vous nous  contactez via le formulaire en ligne, nous enregistrerons votre nom complet et votre adresse e-mail. En soumettant ce formulaire de contact, vous nous donnez votre consentement pour vous contacter par e-mail. Nous n’utiliserons ces informations que pour répondre à la question que vous avez posée ou pour vous fournir les informations demandées.

Candidats Nous utilisons les données personnelles des candidats à des fins de recrutement et de sélection. Sauf si la loi l’exige, ElmediX ne fournira pas ces données à d’autres personnes ou organismes, qui ne nous appartiennent pas, sans le consentement préalable du demandeur. Les données des candidats seront supprimées au plus tard quatre semaines après la fin de la procédure de candidature, à moins que les données personnelles ne soient conservées avec le consentement du candidat pendant un an après la fin de la procédure de candidature en vue d’éventuelles vacances futures.

Fournisseurs/vendeurs
Pour nous assurer que nos accords contractuels sont respectés et pour effectuer des vérifications de diligence raisonnable.

Informations que nous recueillons
Nous pouvons collecter vos données personnelles. « Données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Selon la façon dont vous interagissez avec nous, les données personnelles peuvent inclure :

• Coordonnées, telles que nom, adresse, numéro de téléphone ou adresse e-mail ;
• Informations financières, telles que le numéro de compte bancaire ou l’adresse de facturation;
• Informations démographiques, telles que le code postal;
• Informations de recrutement, telles que le curriculum vitae, les antécédents professionnels et les qualifications;
• Identifiants en ligne, tels que les adresses IP;
• Informations permettant de vous identifier, telles qu’un passeport ou une carte d’identité si nous sommes tenus de le faire par la loi locale ;
• Toute autre information que vous nous fournissez et qui peut être utilisée pour vous identifier.

Nous recueillons des données personnelles auprès de :

• Vous directement;
• Cookies et technologies automatisées, par exemple lorsque vous visitez nos sites Web ;

Base juridique pour le traitement  de vos  données personnelles Le traitement des données personnelles
par nous est basé sur une base juridique telle que définie dans le RGPD. Nous ne pouvons traiter vos données personnelles que dans des circonstances spécifiques :

• avec votre consentement;
• lorsqu’il existe une obligation contractuelle;
• pour se conformer à une obligation légale en vertu du droit de l’UE ou du droit national; Si notre traitement est basé sur une obligation légale ou est nécessaire à l’exécution d’un accord que nous concluons avec vous et que vous ne nous fournissez pas les données personnelles nécessaires, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir notre service ou de remplir nos obligations envers vous.
• pour les intérêts légitimes de notre organisation, mais seulement après que vous ayez estimé que les droits et libertés fondamentaux de vous en tant qu’individu, dont nous traitons les données, ne sont pas sérieusement affectés (c’est-à-dire pour informer les clients sur nos (nouveaux) produits ou services similaires ou pour mener à bien le processus de candidature).

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers qui nous fournissent des services de base de données, de serveur, de maintenance, de sécurité, de marketing, informatiques ou autres services similaires (ci-après dénommés « sous-traitants »). Si nous accordons l’accès à vos données, nous conclurons un « accord de traitement » qui oblige les tiers à garder vos données confidentielles et leur demande de traiter les données uniquement en notre nom. De plus, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si une telle divulgation est requise par la loi ou en réponse à une demande légale. Nous ne vendrons pas vos données personnelles à des tiers.

Transfert de données en dehors de l’EEE
ElmediX s’engage à respecter la présente déclaration de confidentialité et la loi européenne sur la protection des données en ce qui concerne les informations transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Les lois d’autres pays en dehors de l’EEE peuvent ne pas être aussi strictes que les lois en Europe. C’est pourquoi nous avons pris des mesures pour protéger votre vie privée et vos droits fondamentaux lorsque vos données personnelles sont transférées en dehors de l’EEE et d’autres pays où les décisions d’adéquation de la Commission européenne ne s’appliquent pas. Cela signifie que nous utilisons des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types et des protocoles de transfert sécurisés pour assurer une protection adéquate. Lorsque les données personnelles que nous collectons sont transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), des informations détaillées sont fournies au moment de l’obtention de vos données personnelles.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles
? Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel nous les avons collectées, y compris les exigences légales. Pour déterminer la période de conservation que nous considérons

• Si une obligation légale s’applique;
• Si la conservation est recommandée compte tenu de notre situation juridique (par exemple pour les délais de prescription, les poursuites ou les enquêtes réglementaires);
• Si vous êtes un utilisateur du site Web, nous vous référons à notre déclaration de cookies que vous pouvez trouver sur notre/nos site(s) Web ;
• La durée pendant laquelle nous entretenons une relation continue avec vous et vous fournissons nos services (par exemple, tant que vous vous abonnez à l’une de nos newsletters) ;
• Si nous n’avons pas eu de contact significatif avec vous, nous  supprimerons vos données, sauf si la loi ou les régulateurs concernés nous obligent à les conserver pendant une période plus longue.

Sécurité et protection de vos données personnelles
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que les données personnelles que nous traitons sont protégées contre tout accès, utilisation, divulgation, altération ou destruction non autorisés, conformément aux lois et réglementations applicables. Malheureusement, il ne peut être garanti qu’un système de transfert ou de stockage de données est complètement sécurisé et nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données personnelles. Si vous pensez que vos données personnelles ne sont plus sécurisées, veuillez nous en informer en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Vos droits et choix
Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos données personnelles :

• Droit d’accès aux informations sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, y compris les catégories de données personnelles que nous traitons, les destinataires de vos données personnelles et les finalités de notre traitement. 
• Droit de rectification des données personnelles inexactes vous concernant, ainsi que, compte tenu des finalités du traitement, le droit de faire compléter les données personnelles incomplètes.
• Droit à l’effacement (suppression) des données personnelles vous concernant lorsque : (a) les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ; (b) vous retirez votre consentement et il n’existe aucun autre motif juridique pour le traitement ; (c) vous exercez votre droit d’opposition (voir ci-dessous) et il n’existe aucun motif légitime impérieux pour le traitement ; (d) les données personnelles ont été traitées illégalement ; ou (e) les Données personnelles doivent être effacées afin de se conformer à une obligation légale qui nous est applicable.
• Droit à la limitation du traitement ( c’est-à-dire que les données seront bloquées pour un traitement normal mais non effacées) lorsque : (a) vous contestez l’exactitude des données personnelles, pendant une période qui nous permet de vérifier leur exactitude ; (b) le traitement est illégal et vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et demandez à la place la restriction de leur utilisation ; (c) nous n’avons plus besoin des données personnelles aux fins du traitement, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; (d) vous exercez votre droit d’opposition (voir ci-dessous) en attendant la vérification que nos motifs légitimes l’emportent sur les vôtres.
• Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement avant ce retrait. Veuillez noter que même après avoir choisi de retirer votre consentement, nous pouvons continuer à traiter vos données personnelles dans certaines circonstances limitées.
• Lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou sur un contrat, le droit à la portabilité des données, c’est-à-dire le droit d’obtenir une copie des données vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et le droit de transmettre ces données de notre part à un autre responsable du traitement sans entrave.
• Droit de vous opposer au traitement des données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes, à condition qu’il n’existe aucun motif légitime impérieux pour le traitement qui l’emporterait sur vos intérêts, droits et libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits ci-dessus, veuillez nous contacter en utilisant les informations de la  section  « Comment nous contacter » à la fin de la présente Déclaration de confidentialité. Nous aurons besoin d’une déclaration écrite, y compris une copie de votre carte d’identité, pour assurer la validité de la demande. Nous pouvons vous facturer des frais raisonnables si vous demandez des copies supplémentaires de vos informations personnelles ou faites d’autres demandes qui sont manifestement infondées ou excessives. Si nous ne sommes pas en mesure d’honorer votre demande, ou avant de facturer des frais, nous vous ferons savoir pourquoi. Dans la mesure où cela est requis par la pratique et la loi, nous informerons les tiers avec lesquels nous avons partagé vos données personnelles de toute demande de correction, de suppression et/ou de restriction du traitement de vos données personnelles. Veuillez noter que nous ne pouvons pas garantir que des tiers se conformeront à vos demandes et nous vous encourageons à contacter directement ces tiers.  Vous recevrez une réponse dans les 30 jours.

Veuillez noter que si vous décidez d’exercer certains de vos droits, nous pourrions ne pas être en mesure d’effectuer les actions nécessaires pour atteindre les objectifs énoncés ci-dessus ou vous pourriez ne pas être en mesure d’utiliser les services que nous vous offrons.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle « l’Autorité de protection des données » à tout moment concernant le traitement de vos données personnelles par nous.

Veuillez contacter privacy@elmedix.com si vous avez des plaintes.

Que sont les cookies et comment les utilisons-nous
Notre (nos) site(s) Web utilise des cookies et d’autres techniques pour faciliter leur utilisation et fournir des fonctionnalités supplémentaires. Un cookie est un fichier texte (petite quantité de données, qui contient souvent un identifiant unique) que le serveur Web copie sur votre ordinateur. L’un des principaux objectifs des cookies est de vous aider à naviguer sur les sites Web et à mémoriser les listes créées. Ainsi, les paramètres enregistrés peuvent être rappelés lors de visites ultérieures pour vous faciliter l’utilisation de vos pages personnalisées. Nos sites Web utilisent différents types de cookies. Certains cookies sont placés par des services tiers qui apparaissent sur nos pages. Vous pouvez toujours accepter ou refuser les cookies. Si vous souhaitez vérifier quel type de cookies vous acceptez lorsque vous visitez nos sites Web, vous pouvez le consulter via la bannière de cookies. Nous vous montrerons quel type de cookies nous utilisons, quels cookies nous utilisons et pourquoi nous les utilisons et comment vous pouvez supprimer / ajuster les cookies. Refuser les cookies peut signifier que vous ne pouvez pas profiter pleinement des fonctionnalités interactives des sites Web. En particulier, il désactivera les applications qui dépendent techniquement de l’utilisation de cookies.

Coordonnées du délégué à la protection des données
Nous avons nommé un délégué à la protection des données. Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par e-mail à l’adresse privacy@elmedix.com.

Comment nous contacter
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données ou si vous souhaitez exercer vos droits, n’hésitez pas à nous contacter : ElmediX  au privacy@elmedix.com ou vous pouvez nous écrire : ElmediX NV, Dellingstraat 34/1, 2800 Malines. 

Modifications apportées à cette déclaration de confidentialité
Nous pouvons modifier ou mettre à jour cette déclaration de confidentialité de temps à autre en publiant une nouvelle déclaration de confidentialité sur ce site Web.