ElmediX Privacyverklaring

Versie 1.0, gedateerd 28 maart 2023

Introductie tot het bedrijf

Deze Privacyverklaring wordt verstrekt namens ElmediX, Esperantolaan 4, 3001 Leuven, België, ondernemingsnummer: 0612 999 418 (hierna ‘ons’, ‘wij’ en ‘onze’ genoemd); er zijn geen andere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken met betrekking tot persoonsgegevens die onder deze Privacyverklaring worden verzameld.  Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op persoonsgegevens die wij kunnen verzamelen in het kader van uw dienstverband of andere werkrelatie met ElmediX.  .  In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in verband met:

• Uw gebruik van onze website(s) (Online Bezoeker);
• Onze wervingsprocessen voor werknemers (Sollicitant);
• Inkoop en potentiële inkoopzaken (leverancier/leverancier).

Waarom gebruiken we uw persoonsgegevens
Hieronder ziet u een beschrijving van hoe we Persoonsgegevens kunnen gebruiken wanneer u:

Online bezoeker Om
u  nieuwsbrievente kunnen sturen, vragen wij om uw e-mailadres en reden van interesse in ons bedrijf. Als u onze nieuwsbrieven ontvangt, kunnen wij uw online klikgedrag gebruiken om onze nieuwsbrief en website voor u te personaliseren. Nadat u zich heeft aangemeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven, registreren wij dit als toestemming voor het ontvangen van deze nieuwsbrieven. U hebt te allen tijde de mogelijkheid om uw toestemming in te trekken.  Als u contact met ons opneemt via het online formulier, slaan wij uw volledige naam en e-mailadres op. Door dit contactformulier in te dienen, geeft u ons uw toestemming om per e-mail contact met u op te nemen. We zullen deze informatie alleen gebruiken om te reageren op de vraag die u hebt gesteld of om u de gevraagde informatie te verstrekken.

Sollicitanten Wij gebruiken de persoonsgegevens van sollicitanten voor wervings- en selectiedoeleinden. Tenzij wettelijk vereist, zal ElmediX deze gegevens niet verstrekken aan andere personen of instanties, die niet tot ons behoren, zonder voorafgaande toestemming van de aanvrager. De gegevens van sollicitanten worden uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de persoonsgegevens met toestemming van de sollicitant gedurende één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure worden bewaard met het oog op eventuele toekomstige vacatures.

Leveranciers/verkopers
Om ervoor te zorgen dat onze contractuele afspraken worden nagekomen en om due diligence screenings uit te voeren.

Informatie die we verzamelen
We kunnen uw persoonlijke gegevens verzamelen. “Persoonsgegevens” betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Afhankelijk van hoe u contact met ons hebt, kunnen persoonsgegevens het volgende omvatten:

• Contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres;
• Financiële informatie, zoals bankrekeningnummer of factuuradres;
• Demografische informatie, zoals postcode;
• Wervingsinformatie, zoals cv, werkgeschiedenis en kwalificaties;
• Online-id’s, zoals ip-adressen;
• Informatie om u te identificeren, zoals een paspoort of identiteitskaart als we door de lokale wetgeving verplicht zijn om dit te doen;
• Alle andere informatie die u ons verstrekt en die kan worden gebruikt om u te identificeren.

Wij verzamelen persoonsgegevens van:

• U direct;
• Cookies en geautomatiseerde technologieën, zoals wanneer u onze websites bezoekt;

Wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens
De verwerking van persoonsgegevens door ons is gebaseerd op een wettelijke basis zoals uiteengezet in de AVG. Wij mogen en zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken in specifieke omstandigheden:

• met uw toestemming;
• wanneer er sprake is van een contractuele verplichting;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting onder EU- of nationale wetgeving;Als onze verwerking is gebaseerd op een wettelijke verplichting of noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die we met u aangaan en u ons niet de nodige persoonsgegevens verstrekt, kunnen we mogelijk onze service niet leveren of onze verplichtingen jegens u nakomen.
• voor de legitieme belangen van onze organisatie, maar alleen nadat u hebt beoordeeld dat de fundamentele rechten en vrijheden van u als individu, wiens gegevens wij verwerken, niet ernstig worden beïnvloed (d.w.z. om klanten te informeren over onze vergelijkbare (nieuwe) producten of diensten of om het sollicitatieproces uit te voeren).

Met wie we uw persoonsgegevens kunnen delen
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden die database-, server-, onderhouds-, beveiligings-, marketing-, IT- of andere soortgelijke diensten aan ons leveren (hierna ‘verwerkers’ genoemd). Als wij toegang verlenen tot uw gegevens, zullen wij een ‘verwerkersovereenkomst’ aangaan die de derden verplicht om uw gegevens vertrouwelijk te houden en deze partijen opdraagt de gegevens alleen namens ons te verwerken. Bovendien kunnen we uw persoonlijke gegevens openbaar maken als een dergelijke openbaarmaking wettelijk verplicht is of als reactie is op een juridisch verzoek. Wij zullen uw persoonsgegevens niet aan derden verkopen.

Overdracht van gegevens buiten de EER
ElmediX heeft zich ertoe verbonden om deze privacyverklaring en de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming na te leven met betrekking tot informatie die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) wordt overgedragen. De wetten in andere landen buiten de EER zijn mogelijk niet zo streng als de wetten in Europa. Daarom hebben we maatregelen genomen om uw privacy en grondrechten te beschermen wanneer uw persoonsgegevens worden overgedragen buiten de EER en andere landen waar geen adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie van toepassing zijn. Dit betekent dat we passende waarborgen gebruiken, zoals standaardcontractbepalingen en veilige overdrachtsprotocollen om adequate bescherming te garanderen. Wanneer door ons verzamelde persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden overgedragen, wordt gedetailleerde informatie verstrekt op het moment dat uw persoonsgegevens worden verkregen.

Hoe lang bewaren we uw Persoonsgegevens
We bewaren uw Persoonsgegevens zolang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor we ze hebben verzameld, inclusief eventuele wettelijke vereisten. Om de bewaartermijn te bepalen die we in overweging nemen

• Of er een wettelijke verplichting van toepassing is;
• Of bewaring raadzaam is gezien onze rechtspositie (zoals voor verjaringstermijnen, rechtszaken of regelgevende onderzoeken);
• Als u een websitegebruiker bent, verwijzen we naar onze cookieverklaring die u kunt vinden op onze website(s);
• De duur van de tijd dat we een lopende relatie met u hebben en onze diensten aan u leveren (bijvoorbeeld zolang u bent geabonneerd op een van onze nieuwsbrieven);
• Als we geen zinvol contact met u hebben gehad, zullen we uw gegevens verwijderen, tenzij de wet of relevante toezichthouders ons verplichten deze voor een langere periode te bewaren.

Beveiliging en bescherming van uw Persoonsgegevens
Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens die wij verwerken worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, openbaarmaking, wijziging of vernietiging, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Helaas kan niet worden gegarandeerd dat een gegevensoverdrachts- of opslagsysteem volledig veilig is en kunnen we de veiligheid van Persoonsgegevens niet garanderen. Als u van mening bent dat uw Persoonsgegevens niet langer veilig zijn, laat het ons dan weten door de onderstaande contactgegevens te gebruiken.

Uw rechten en keuzes
U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op toegang tot informatie over hoe we uw persoonsgegevens verwerken, inclusief de categorieën persoonsgegevens die we verwerken, ontvangers van uw persoonsgegevens en doeleinden voor onze verwerking.
• Recht op rectificatie van onjuiste Persoonsgegevens die op u betrekking hebben, evenals, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, het recht om onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
• Recht op wissing (verwijdering) van Persoonsgegevens die op u betrekking hebben wanneer: (a) de Persoonsgegevens niet langer nodig zijn in verband met de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt; (b) u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgronden zijn voor de verwerking; (c) u uw recht op bezwaar uitoefent (zie hieronder) en er geen dwingende legitieme redenen zijn voor de verwerking; (d) de Persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of (e) de Persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is.
• Recht op beperking van de verwerking (d.w.z. gegevens worden geblokkeerd voor normale verwerking maar niet gewist) wanneer: (a) u de juistheid van de Persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid te verifiëren; (b) de verwerking onwettig is en u zich verzet tegen het wissen van de Persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik ervan; (c) we de Persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden van de verwerking, maar het is door u vereist voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims; (d) u uw recht op bezwaar uitoefent (zie hieronder) in afwachting van de verificatie of onze legitieme gronden zwaarder wegen dan die van u.
• Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, het recht om de toestemming op elk moment in te trekken, zonder de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan een dergelijke intrekking aan te tasten. Houd er rekening mee dat zelfs nadat u ervoor hebt gekozen om uw toestemming in te trekken, we in sommige beperkte omstandigheden uw persoonlijke gegevens kunnen blijven verwerken.
• Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op een contract, het recht op gegevensportabiliteit, d.w.z. het recht om een kopie van de gegevens die op u betrekking hebben te verkrijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en het recht om die gegevens zonder belemmering van ons naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te verzenden.
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens op basis van onze legitieme belangen, op voorwaarde dat er geen dwingende legitieme redenen zijn voor de verwerking die zwaarder zouden wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Als u een van uw bovenstaande rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de informatie in de sectie “Contact met ons opnemen” aan het einde van deze Privacyverklaring. We zullen een schriftelijke verklaring nodig hebben, inclusief een kopie van uw identiteitskaart, om de geldigheid van het verzoek te garanderen. We kunnen u een redelijke vergoeding in rekening brengen als u om extra kopieën van uw persoonlijke gegevens vraagt of andere verzoeken doet die duidelijk ongegrond of buitensporig zijn. Als we uw verzoek niet kunnen honoreren, of voordat we een vergoeding in rekening brengen, laten we u weten waarom. Voor zover praktisch en wettelijk vereist, zullen wij derden met wie wij uw Persoonsgegevens hebben gedeeld op de hoogte stellen van elk verzoek tot correctie, verwijdering en/of beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens. Houd er rekening mee dat we niet kunnen garanderen dat derden aan uw verzoeken zullen voldoen en we raden u aan om rechtstreeks contact op te nemen met die derden.  U ontvangt binnen 30 dagen een reactie.

Houd er rekening mee dat als u besluit om sommige van uw rechten uit te oefenen, we mogelijk niet in staat zijn om de acties uit te voeren die nodig zijn om de hierboven uiteengezette doeleinden te bereiken of dat u mogelijk geen gebruik kunt maken van de diensten die we u aanbieden.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende Autoriteit “De Gegevensbeschermingsautoriteit” met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

Neem contact op met privacy@elmedix.com als u klachten heeft.

Wat zijn cookies en hoe gebruiken we ze
Onze website(s) gebruiken cookies en andere technieken om het gebruik ervan te vergemakkelijken en extra functies aan te bieden. Een cookie is een tekstbestand (kleine hoeveelheid gegevens, die vaak een unieke identificatie bevat) dat de webserver naar uw computer kopieert. Een van de belangrijkste doelen van cookies is om u te helpen bij het navigeren op de websites en om gemaakte vermeldingen te onthouden. Opgeslagen instellingen kunnen dus worden teruggeroepen bij volgende bezoeken om het voor u gemakkelijker te maken om uw gepersonaliseerde pagina’s te gebruiken. Onze websites maken gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina’s verschijnen. U kunt cookies altijd accepteren of weigeren. Als u wilt controleren welk type cookies u accepteert wanneer u onze websites bezoekt, kunt u dit bekijken via de cookiebanner. We laten u zien welk type cookies we gebruiken, welke cookies we gebruiken en waarom we ze gebruiken en hoe u cookies kunt verwijderen / aanpassen. Het weigeren van cookies kan betekenen dat u de interactieve functies van de websites niet volledig kunt ervaren. In het bijzonder zal het applicaties uitschakelen die technisch afhankelijk zijn van het gebruik van cookies.

Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming
We hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. U kunt onze functionaris voor gegevensbescherming per e-mail bereiken op privacy@elmedix.com.

Hoe u contact met ons kunt opnemen
Als u vragen of opmerkingen heeft over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt of als u uw rechten wilt uitoefenen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen:
ElmediX  at privacy@elmedix.com of u kunt ons schrijven  : ElmediX NV, Dellingstraat 34/1, 2800 Mechelen.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken door een nieuwe privacyverklaring op deze website te plaatsen.